Schnittstelle im Unternehmen: Die Sekretärin managt das Büro

Von Deike Uhtenwoldt, dpa

München/Bremen (dpa/gms) Gleich 9 Chefs in 18 Berufsjahren, darunter emotionslose Machtstrategen, kommunikationsgestörte Patriarchen oder manisch-depressive Choleriker und nur ein «richtig guter»: Es ist kein schönes Führungszeugnis, das die Europasekretärin Katharina Münk ihren früheren Chefs aus «gehobenen Vorstandsetagen» erteilt. Und es ist auch kein ermutigendes Berufsporträt, das die Chefsekretärin als «lebender Palm Pilot, Coach, Punchingball und Statussymbol in Personalunion» in ihrem Buch «Und morgen bringe ich ihn um!» beschreibt.

Katharina Münk ist ein Pseudonym, ebenso wie die Namen der Chefs und der Unternehmen frei erfunden sind. «Es hat alles so stattgefunden», betont die Autorin, die anonym bleiben will um ihre Zukunft als Chefsekretärin nicht zu gefährden. Daraus kann man zumindest schließen: Der Beruf hat auch seine guten Seiten.

Er sei zum Beispiel ausgesprochen vielfältig, betont die Ratgeberautorin Sabine Asgodom aus München, die auch Seminare für Sekretärinnen gibt. «Das sind Powerfrauen mit viel Kompetenz und Potenzial.» Aber wer den «Laden eigentlich schmeißt» und sich dennoch in der Regel mit der zweiten Reihe begnügt, müsse seine Energiereserven gelegentlich neu aufladen: «Man ist ja auch so eine Art Blitzableiter für den Chef.» Umso wichtiger sei es für jede Sekretärin, sich Respekt zu verschaffen und Nein sagen zu können.

Das bedeutet nicht, dass man dem Chef nicht auch mal einen Gefallen tut und Kaffee serviert, aber dies steht ebenso wenig im Vordergrund des modernen Berufsbildes wie der Schreib- und Kopierservice. Zumal die Chefs, die Mails diktieren, rar werden. Stattdessen sind Managementfähigkeiten gefragt: Mehrsprachigkeit, Organisationstalent und EDV-Kenntnisse zählt Monika Gunkel an oberster Stelle auf. Die Vorsitzende des Bundesverbandes Sekretariat und Büromanagement (bSb) in Bremen stellt einen Trend zur Höherqualifizierung schon beim Berufseinstieg fest. «Viele Bewerber haben Abitur und nicht selten den Betriebswirt im Gepäck.»

In der Regel sei aber noch die duale Berufsausbildung in kaufmännischen Berufen vorherrschend. «Die fundierte Grundausbildung sichert das Handwerkszeug. Dazu kommen kommunikative und soziale Kompetenz.» Monika Gunkel hat selbst vor mehr als 30 Jahren Rechtsanwaltsgehilfin gelernt und sich dann zur geprüften Sekretärin ausbilden lassen. «Man ist in allen Branchen einsetzbar und kann sich unglaublich weiterentwickeln.» Die langjährige Chefsekretärin der Bremer Landesbank erzählt von Mentoren, die sie stets gefördert haben. Und von der globalen Arbeitswelt, die immer mehr Leistung fordere: Weilt der Vorgesetzte im Ausland, übernimmt die Sekretärin viele seiner Aufgaben, koordiniert Projekte, plant Termine.

So viel Vertrauensvorschuss bezahlt die Chefsekretärin mit der Abhängigkeit von einer Person: «Mit dem Reiter fällt der Mantel», sagt Sabine Asgodom. Aber das 1:1-Verhältnis sei sowieso auf dem Rückzug, viel häufiger gebe es die Teamassistentin oder Office Managerin, die für ganze Abteilungen zuständig ist. Und die zwar nicht mit dem Chef Probleme bekommt, aber mit den vielen Mitarbeitern, die noch in letzter Minute ihre Reise gebucht, geändert oder die Abrechnung fertig gestellt haben wollen. «Da hilft nur, schriftliche Regeln festzulegen und sie deutlich zu kommunizieren. Die Sekretärin muss da sehr tough und klar sein», so die Selbstvermarktungsexpertin.

356 000 Sekretärinnen und gerade 4000 Sekretäre zählte der Mikrozensus des Statistischen Bundesamtes in Wiesbaden 2005. Im Vergleich zu 1999, als es noch mehr als 600 000 Beschäftigte waren, scheint das wenig. «Aber man muss das mit der allgemeinen Beschäftigungsentwicklung in Relation setzen», gibt bSb-Pressesprecher Lars Oldenbüttel zu bedenken. Zudem beruhten die Zahlen auf der Selbsteinschätzung der Beschäftigten. «Heute definiert sich so manche Sekretärin lieber als Eventmanager oder Projektassistentin.»

Der bSb, der sich mit 2500 Mitgliedern zu den größten Sekretärinnen-Organisationen in Europa zählt, geht von 400 000 Sekretariatsangestellten bundesweit aus, davon 6000 Männer - 1,5 Prozent. Aber ihr Anteil wachse, weil das Gehalt und die Chancen größer werden. Die Unternehmensberatung Kienbaum hat herausgefunden, dass Chefsekretärinnen im Schnitt knapp 50 000 Euro im Jahr verdienen. Die Teamsekretärin hat rund 10 000 Euro weniger, die Sekretärin des Vorstandsvorsitzenden 20 000 Euro mehr. «In zehn Jahren sprechen wir nicht mehr von der Sekretärin», sagt Sabine Asgodom voraus, «sondern von der Co-Managerin. Die arbeitet dann nur noch parallel und nicht mehr zu.»
Literatur: Katharina Münk: Und morgen bringe ich ihn um!, Eichborn, ISBN: 3-82185-633-5, 14,90 Euro; Modernes Office-Management 2006, bSb Jahrbuch, ISBN 3-93877802-4, 17,90 Euro.

Informationen: Bundesverband Sekretariat und Büromanagement, Martinistraße 31, 28195 Bremen (Tel.: 0421/69 89 63, E-Mail: info@bsb-office.de)

Internet: www.bsb-office.de, www.asgodom.de, www.kienbaum.de